Làm thế nào để xuất hóa đơn, hạch toán và kê khai thuế GTGT với hàng bán bị trả lại (trường hợp bên bán xuất HĐ trả lại)?

Mục đích: Giúp người dùng nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn, hạch toán và kê khai thuế khi phát sinh hàng bán bị trả lại.
Nội dung:

• Quy định về xử lý hóa đơn khi hàng bán bị trả lại
• Hướng dẫn thực hiện từng bước: lập hóa đơn điều chỉnh, hạch toán, kê khai thuế GTGT
• Lưu ý các trường hợp đặc biệt về thuế suất giảm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản lý tài chính, nhân viên nghiệp vụ

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP(Được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về hóa đơn, chứng từ, hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, cùng các công văn hướng dẫn của cơ quan thuế, khi hàng hóa đã bán bị trả lại do không đúng quy cách, chất lượng (toàn bộ hoặc một phần), việc xử lý hóa đơn được thực hiện như sau:

• Trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn:
  • Khi trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người mua lập hóa đơn GTGT trả lại hàng hóa cho người bán.
  • Trên hóa đơn ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, lý do trả lại; đồng thời ghi số, ngày hóa đơn đầu vào liên quan.
  • Căn cứ pháp lý:
    • Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP(Được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP);
    • Hướng dẫn tại Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023;
    • Công văn số 7589/TB-CTTPHCM, số 8625/TB-CTTPHCM, số 1860/CTBDI-TTHT.
• Trường hợp người mua không phải là cơ sở kinh doanh, không sử dụng hóa đơn:
  • Nếu trả lại một phần hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm (xuất hóa đơn điều chỉnh) đúng với giá trị thực tế hàng nhận lại.
  • Nếu trả lại toàn bộ hàng hóa: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập cho người mua đúng với thực tế.
  • Căn cứ pháp lý:
    • Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP(Được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP);
    • Hướng dẫn tại Công văn số 7589/TB-CTTPHCM, số 8625/TB-CTTPHCM, số 1860/CTBDI-TTHT.
• Trường hợp liên quan đến hóa đơn giảm thuế GTGT (áp dụng theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP, Nghị định 44/2023/NĐ-CP, Nghị quyết số 101/2023/QH15):
  • Nếu hàng hóa bán ra áp dụng thuế suất giảm (8%) theo Nghị định, sau ngày 31/12/2022 phát sinh trả lại:
    Người bán lập hóa đơn trả lại/điều chỉnh áp dụng đúng thuế suất đã ghi trên hóa đơn gốc (8%) với phần hàng bị trả lại.
  • Căn cứ pháp lý:
    • Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế;
    • Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế GTGT.