Làm thế nào khi tính giá xuất kho không lên đơn giá vốn hoặc đơn giá vốn bị sai?

Thực hiện kiểm tra theo các nguyên nhân và hướng xử lý như sau:

– Nguyên nhân 1: Có thay đổi chứng từ nhưng chưa tính giá xuất kho

Giải pháp 1: Tính lại giá xuất kho

• Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây)

Lưu ý: Cần lựa chọn tính giá Theo kho hay Không theo kho:

• • Nếu tính giá Theo kho: Giá của từng vật tư sẽ được tính bình quân trên từng kho.

• • Nếu tính giá không theo kho: Giá của từng vật tư sẽ được tính bình quân trên tất cả các kho.

– Nguyên nhân 2: Chứng từ nhập kho đang để trống, không điền đơn giá nhập kho

Giải pháp 2: Kiểm tra lại đơn giá nhập kho

Kiểm tra xem có chứng từ nhập kho nào đang để trống, không điền đơn giá nhập kho hay không?

• Vào phân hệ Kho\Báo cáo\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa

• Chọn mặt hàng cần kiểm tra, Kho đang xuất trên chứng từ, Thời gian tính giá.

• Kiểm tra cột Nhập/Giá trị, nếu có dòng nào có số lượng nhưng giá trị trống thì khi tính giá xuất kho cũng không lên được đơn giá, vì phần mềm hiểu nhập kho giá trị nhập =0 thì tính giá xuất kho, giá trị xuất =0.

– Nguyên nhân 3: Sai số lượng tồn kho

Giải pháp 3: Kiểm tra lại số lượng tồn kho

Kiểm tra xem mặt hàng không lên giá vốn có xuất quá số lượng tồn kho không?

• Vào phân hệ Kho\Báo cáo\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa

• Chọn mặt hàng cần kiểm tra, Kho đang xuất trên chứng từ, Thời gian tính giá.

• Kiểm tra lại xem mặt hàng đang không lên giá vốn đó là có xuất quá số lượng tồn kho không:
  • Nếu âm số lượng, phần mềm không thể tính giá xuất ⇒ cần kiểm tra, bổ sung chứng từ nhập kho để số lượng không âm.
  • Nếu không âm số lượng nhưng vẫn không lên được giá vốn ⇒ kiểm tra xem mặt hàng có khai báo nhiều đơn vị tính không:
    • Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Vật tư hàng hóa.
    • Mở mã hàng, kiểm tra tab Đơn vị chuyển đổi.
    • Nếu có khai báo đơn vị chuyển đổi ⇒ thực hiện kiểm tra tại Nguyên nhân 4

– Nguyên nhân 4: Có thay đổi Đơn vị tính chính và Đơn vị tính chuyển đổi

Giải pháp 4: Kiểm tra Đơn vị chuyển đổi

Kiểm tra phần đơn vị chuyển đổi, tỷ lệ và số lượng theo đơn vị chuyển đổi của Vật tư hàng hóa đã đúng theo tỷ lệ khai báo chưa?

• Vào Báo cáo\Kho\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
• Tại bảng Chọn tham số, chỉ tiêu Đơn vị tính chọn lại là Đơn vị chuyển đổi 1

• Sau đó mở báo cáo, nhấn vào biểu tượng ⚙ chọn Mẫu nhiều đơn vị tính

• Anh/Chị kiểm tra tại mục Tồn, cột Số lượng và Số lượng theo đơn vị tính chính xem có khớp nhau không. Nếu số lượng theo đơn vị tính chính bị âm thì phần đơn vị chuyển đổi trên chứng từ bị sai phần tỷ lệ dẫn đến bị lỗi.

Ví dụ: Đơn vị chính là Bộ, đơn vị chuyển đổi là Cuộn, tỷ lệ chuyển đổi là 1 Cuộn = 1/5 Bộ. Nếu số lượng tồn kho là 30 nhưng số lượng theo Đơn vị tính chính là 6 thì khi xuất kho tiếp phần đơn vị tính chính bị âm, dẫn đến tính giá xuất kho không lên đúng.

• Mở chứng từ tại dòng bị sai lên, kiểm tra lại cột tỷ lệ chuyển đổi và số lượng theo ĐVC đúng chưa. Nếu chưa đúng thì nhấn Bỏ ghi/rồi nhấn Sửa chứng từ, chọn sang 1 mã hàng khác và chọn lại mã hàng đó, gõ lại số lượng, đơn giá và xem lại báo cáo, đồng thời kiểm tra tiếp các dòng khác xem có chênh lệch phần này nữa hay không thì sửa lại cho đúng và Tính lại giá xuất kho.

• Trường hợp dữ liệu phát sinh quá nhiều, dò tay từng dòng mất nhiều thời gian, có thể thêm 1 cột đặt tên TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI và thiết lập công thức = Số lượng tồn ĐVT chính / Số lượng tồn để kiểm tra tỷ lệ đúng với tỷ lệ khai báo chưa.

Hướng dẫn thêm cột và thiết lập công thức tham khảo tại đây

– Nguyên nhân 5: Phiếu xuất kho đang tích Không cập nhật giá xuất

Giải pháp 5: Kiểm tra lại chứng từ xuất kho

• Trên giao diện chứng từ, nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ để Tùy chỉnh giao diện
• Tích chọn hiển thị cột thông tin Không cập nhật giá xuất
• Nhấn Cất.

• Kiểm tra xem cột Không cập nhật giá xuất có đang được tích chọn không.

  • Nếu được tích, chứng từ sẽ không cập nhật giá vốn.
  • Nếu muốn tính lại giá vốn, bỏ tích tại cột này trước khi tính giá xuất kho.

Khi sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá xuất cho từng chứng từ xuất kho ngay khi ghi sổ.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giá xuất kho không được tính, cần kiểm tra theo các nguyên nhân:

– Nguyên nhân 1: Vật tư/hàng hóa xuất quá số lượng tồn

Giải pháp 1: Kiểm tra số lượng tồn kho

• Vào Báo cáo\Kho\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
• Chọn mã hàng, kho, khoảng thời gian cần kiểm tra.
• Kiểm tra xem vật tư/hàng hóa có bị xuất vượt số lượng tồn hay không?

– Nguyên nhân 2: Chứng từ nhập không đủ số lượng, đơn giá, thành tiền

Giải pháp 2: Kiểm tra chứng từ xuất kho theo chứng từ nhập nào

• Vào Báo cáo\Kho\Báo cáo đối chiếu\Đối chiếu tính hình xuất kho vật tư hàng hóa theo chứng từ nhập

Xác định chứng từ nhập hoặc số dư đầu kỳ mà hàng hóa được xuất ra:

• Nếu hàng hóa đó được xuất từ chứng từ là OPN (Số dư ban đầu):
  • Vào Tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu\Tồn kho vật tư, hàng hóa, kiểm tra mã hàng có đủ số lượng, đơn giá, thành tiền hay chưa.
  • Nếu đơn giá bằng 0, phần mềm sẽ không tính được giá xuất kho → cần nhập lại đầy đủ đơn giá và giá trị, sau đó Tính lại giá xuất kho.

• Nếu hàng hóa xuất từ chứng từ nhập kho trong kỳ thì kiểm tra phiếu nhập đó có đầy đủ số lượng, đơn giá, thành tiền chưa. Nếu chưa có phải bổ sung đầy đủ và Tính lại giá xuất kho.

– Nguyên nhân 3: Thay đổi chứng từ nhưng chưa tính giá xuất kho

Giải pháp 3: Tính lại giá xuất kho từ ngày bắt đầu dữ liệu

• Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho. Thực hiện Tính lại giá xuất kho kể từ ngày bắt đầu dữ liệu.
• Ví dụ: Dữ liệu bắt đầu 01/01/2023 thì tính giá xuất kho từ ngày 01/01/2023.

Đối với phương pháp Đích danh, khi ghi sổ từng chứng từ xuất kho, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá xuất cho phiếu xuất tương ứng.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp giá xuất kho không được cập nhật, kiểm tra theo các nguyên nhân sau:

– Nguyên nhân 1: Có thay đổi số liệu trên chứng từ nhập kho

Giải pháp 1: Kiểm tra chứng từ nhập kho liên quan

• Giá xuất kho không lên thường do có thay đổi số liệu trên chứng từ nhập kho, đặc biệt với đơn vị có nghiệp vụ sản xuất – tính giá thành, khiến giá nhập kho thành phẩm được cập nhật sau.

→ Kiểm tra lại các chứng từ nhập kho hoặc chứng từ nhập thành phẩm có liên quan đến mã hàng đó, đảm bảo đơn giá và giá trị nhập kho đã được cập nhật đầy đủ.

– Nguyên nhân 2: Thay đổi số liệu nhưng chưa tính lại giá xuất kho

Giải pháp 2: Tính lại giá xuất kho

• Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho

– Nguyên nhân 3: Chứng từ xuất chưa gán với chứng từ nhập

Giải pháp 3: Chọn lại chứng từ nhập kho cho chứng từ xuất

• Nếu tính lại giá xuất kho vẫn không cập nhật, mở lại chứng từ xuất kho, tại mã hàng chưa có giá vốn, nhấn phím F8 để chọn lại chứng từ nhập kho cần xuất.
• Sau đó kiểm tra lại giá trị trên chứng từ nhập, đảm bảo dữ liệu chính xác, rồi tính lại giá xuất kho.

Đối với phương pháp Bình quân tức thời, khi ghi sổ từng chứng từ xuất kho, chương trình luôn cập nhật giá xuất cho phiếu xuất đó.

Trong một số trường hợp phát sinh sửa, chèn thêm hoặc xóa chứng từ có liên quan, giá xuất kho có thể bị sai lệch=> Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho để phần mềm cập nhật lại đơn giá vốn theo số liệu mới nhất.

Trường hợp đã tính giá xuất kho rồi nhưng phiếu xuất kho vẫn không lên giá vốn thì có thể do phiếu xuất kho đang tích Không cập nhật giá xuất

Giải pháp: Kiểm tra lại chứng từ xuất kho

• Trên giao diện chứng từ, nhấn biểu tượng bánh răng ⚙️ để Tùy chỉnh giao diện
• Tích chọn hiển thị cột thông tin Không cập nhật giá xuất
• Nhấn Cất.

• Kiểm tra xem cột Không cập nhật giá xuất có đang được tích chọn không.

  • Nếu được tích, chứng từ sẽ không cập nhật giá vốn.
  • Nếu muốn tính lại giá vốn, bỏ tích tại cột này trước khi tính giá xuất kho.