Nhập khẩu sao kê ngân hàng từ excel

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị sử dụng phần mềm để nhập khẩu dữ liệu sao kê ngân hàng từ file Excel, tự động ghép dữ liệu và lập chứng từ hạch toán nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian xử lý giao dịch tiền gửi.
Nội dung:

• Hướng dẫn các bước nhập khẩu sao kê từ Excel vào phân hệ Tiền gửi.
• Cách kiểm tra, sửa dữ liệu và lập chứng từ từ các dòng nhập khẩu.
• Quy tắc tự động lập chứng từ hạch toán theo tài khoản đối ứng.

Phạm vi áp dụng: Kế toán dịch vụ, kế toán tổng hợp, kế toán viên

Bước 1: Trên phân hệ Tiền gửi, tab Nhập khẩu sao kê từ Excel, chọn chức năng Nhập khẩu sao kê từ Excel:

Bước 2: Chọn Tệp nguồn:

• Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
• Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng làm tiêu đề cho cột.
• Lựa chọn tài khoản hạch toán, tài khoản ngân hàng và nhấn Tiếp tục.

Bước 3:  Ghép dữ liệu

• Chương trình sẽ tự động ghép các cột trên tệp dữ liệu với các cột trên phần mềm hoặc người dùng có thể tự thực hiện ghép cột nếu như tên cột trên file excel khác với tên cột trên phần mềm.
• Nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu

• Chương trình sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của các dòng thông tin trên file nhập khẩu và trả về kết quả.
• Các dòng đầy đủ thông tin sẽ được tự động lập chứng từ hạch toán, các dòng thiếu thông tin có thể nhập khẩu tạm và lập chứng từ sau.
• Tại tab Thiếu thông tin: Là nơi chứa các dòng thông tin nhập khẩu chưa đầy đủ thông tin: Ngày, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng, Tài khoản đối ứng. Người dùng có thể sửa trực tiếp các thông tin trên tab này mà không cần phải sửa trên file excel rồi nhập khẩu lại như trước đây.

Bước 5: Nhấn Nhập dữ liệu

Bước 6: Kết quả nhập khẩu

• Chương trình sẽ trả về kết quả.
• Sau khi nhấn “Nhập dữ liệu” ở Bước 5 màn hình nhập khẩu sao kê Excel, hệ thống sẽ hiển thị popup “Kết quả nhập khẩu” với 3 nhóm kết quả chính:
  • Thông tin chứng từ tạo thành công: Số lượng, loại chứng từ lập thành công theo phân hệ Tiền gửi/Tiền mặt, người dùng nhấn “Xem tại đây” tại các dòng để tới ngay danh sách chứng từ tương ứng.
  • Thông tin dòng thiếu thông tin: Hiển thị số dòng chưa đủ thông tin, người dùng nhấn vào Xem tại đây để mở ra tab “Nhập sao kê từ Excel” để bổ sung và lập chứng từ.
  • Thông tin dòng nhập khẩu không thành công: Số dòng bị lỗi, kèm link tải file kết quả để xem chi tiết lỗi. Đọc kết quả từng cụm để biết dòng nào đã hoàn tất, dòng nào còn cần xử lý tiếp theo.

• Sau khi tắt popup trên, người dùng có thể xem chi tiết kết quả trên thông báo tại biểu tượng quả chuông:

LƯU Ý: Các kết quả nhập khẩu chỉ có thể xem lại trong vòng 7 ngày kể từ thời điểm nhập khẩu.

Bước 7: Các dòng thiếu thông tin sẽ được tổng hợp tại tab Nhập sao kê từ Excel trên phân hệ Tiền gửi để người dùng tiện cập nhật và lập chứng từ sau:

• Người dùng chọn Lập chứng từ, và điền đầy đủ thông tin để lập chứng từ:

Bước 8: Với các dòng đầy đủ thông tin, phần mềm sẽ tự động lập chứng từ hạch toán theo quy tắc như sau:

• Các giao dịch có tài khoản đối ứng là 111 thì sẽ tạo phiếu thu/chi tiền mặt:

• Các giao dịch có tài khoản đối ứng là 112 thì sẽ tạo chứng từ chuyển tiền nội bộ

• Các giao dịch khác thì sẽ tạo chứng từ Thu tiền gửi\ Ủy nhiệm chi

• Để xem và kiểm tra lại các chứng từ nhập khẩu từ sao kê ngân hàng Anh/Chị kiểm tra như sau:
  • Phân hệ Tiền gửi tab Nhập sao kê từ excel: Các dòng thiếu thông tin tài khoản đối ứng,…
  • Phân hệ Tiền mặt tab Thu\ chi tiền: Các dòng đủ thông tin có tài khoản đối ứng là 111.
  • Phân hệ Tiền gửi tab Chuyển tiền nội bộ: Các dòng đủ thông tin có tài khoản đối ứng là 112.
  • Phân hệ Tiền gửi tab Thu tiền gửi\ Ủy nhiệm chi: các dòng đủ thông tin khác tài khoản đối ứng là 111, 112.