2. Các bước thực hiện
Bước 1: Có thể thực hiện Đối chiếu hóa đơn với Tổng cục thuế trên phân hệ Kiểm soát rủi ro hoặc trên phân hệ Quản lý hóa đơn.
Cách 1: Trên phân hệ Kiểm soát rủi ro
- Chọn Đối chiếu hóa đơn đầu ra/ đầu vào với TCT
Cách 2: Trên phân hệ Quản lý hóa đơn
- Anh/Chị thực hiện chức năng đối với hóa đơn đầu vào/đầu ra bằng cách nhấn Đối chiếu hóa đơn với TCT
Bước 2: Sau đó khai báo tham số thời gian trên hộp thoại và chọn Đối chiếu
Lưu ý: Khoảng thời gian đối chiếu không quá 3 tháng.
Bước 3: Chương trình hiển thị thông báo thực hiện: “Hệ thống đang thực hiện đối chiếu hóa đơn đầu vào đã hạch toán trên phần mềm với hóa đơn có trên Tổng cục thuế. Kết quả sẽ được thông báo trên quả chuông sau khi hoàn thành.”
- Khi đối chiếu xong, phần mềm sẽ hiện thị kết quả ở mục thông báo (biểu tượng chuông): “Đã hoàn thành đối chiếu hóa đơn đầu vào từ … đến … với Tổng cục thuế.”
Bước 4: Sau khi hoàn thành, phần mềm sẽ thông báo trên phần mềm, nhấn Xem kết quả
- Chương trình sẽ so sánh danh sách hóa đơn đầu vào/đầu ra đã hạch toán trên phần mềm với danh sách hóa đơn mới nhất trên hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/) và hiển thị kết quả như sau:
- Tổng số lượng hóa đơn: Chênh lệch = Số lượng hóa đơn đã hạch toán trên phần mềm – số lượng hóa đơn trên Tổng cục thuế
- Hóa đơn lệch tiền
- Hóa đơn chưa hạch toán
- Hóa đơn không có trên Tổng cục Thuế
- Hóa đơn không có hiệu lực nhưng vẫn hạch toán
- Tại bảng chi tiết, kết quả đối chiếu được liệt kê như sau
Bước 5: Anh/Chị có thể thực hiện lọc chi tiết theo từng kết quả bằng cách nhấn biểu tượng mũi tên ⏷ tại cột Kết quả đối chiếu và chọn tiêu chí lọc:
- Khớp: Hóa đơn trên TCT và trên phần mềm khớp cả tiền chưa thuế và tiền thuế.
- Lệch tiền: Hóa đơn trên TCT và hóa đơn trên phần mềm bị lệch tiền chưa thuế hoặc tiền thuế.
- Không có hiệu lực nhưng vẫn hạch toán: Hóa đơn thỏa mãn 2 điều kiện:
- Trên TCT có trạng thái hóa đơn là “Hóa đơn đã bị hủy” hoặc “Hóa đơn đã bị thay thế”; hoặc kết quả kiểm tra hóa đơn là loại “01-Đang tiến hành kiểm tra điều kiện cấp mã”, “02- CQT từ chối hóa đơn theo từng lần phát sinh”, “04- Hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã”
- Và trên phần mềm đã lập chứng từ nhưng không lập từ phân hệ Quản lý hóa đơn, hoặc có lập từ Quản lý hóa đơn nhưng khi lập thì hóa đơn vẫn có trạng thái hợp lệ.
- Hóa đơn không có trên Tổng cục Thuế: Trên phần mềm có hóa đơn nhưng trên TCT không tìm được hóa đơn tương ứng.
- Chưa hạch toán: Trên TCT có hóa đơn nhưng phần mềm không tìm được hóa đơn tương ứng.
Bước 6: Thực hiện kiểm tra lại các hóa đơn bị chênh lệch và điều chỉnh lại nếu cần.
- Trường hợp chênh lệch là đúng (ví dụ như nhà cung cấp xuất hóa đơn không đúng thực tế…) thì Anh/Chị ghi chú lại tại cột Ghi chú nguyên nhân để làm căn cứ phục vụ việc giải trình sau này với Cơ quan thuế hoặc để phần mềm tự động ghi nhận kết quả khi đối chiếu hóa đơn kê khai trên tờ khai với Tổng cục thuế.
Lưu ý:
- Nội dung ghi chú tối đa là 500 ký tự. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin thời gian và người thực hiện ghi chú cuối cùng.
- Phần ghi chú nguyên nhân của từng hóa đơn sẽ được lưu lại cho lần đối chiếu sau. Do đó, nếu đã xử lý và hóa đơn không còn chênh lệch thì Anh/Chị cần xóa nội dung ghi chú đi để tránh nhầm lẫn.
- Anh/Chị có thể sao chép nội dung ghi chú cho các dòng bên dưới.
