Hạch toán và kê khai hóa đơn đầu ra là Hóa đơn điều chỉnh/thay thế

1. Hạch toán Hóa đơn Thay thế

• Hạch toán tương tự như hóa đơn đầu ra thông thường, vì đây là hóa đơn có hiệu lực thay cho hóa đơn cũ.

• Xóa bút toán cũ (nếu đã hạch toán nội bộ) và ghi nhận lại theo nội dung hóa đơn thay thế.

Ví dụ:

Hóa đơn sai: Xuất nhầm số lượng 10 sp x 100.000 = 1.000.000
Hóa đơn thay thế đúng: 12 sp x 100.000 = 1.200.000

Thì người dùng cần thực hiện Bút toán ghi nhận doanh thu (nếu có thuế GTGT 10%):
Nợ 131: 1.320.000
Có 511: 1.200.000
Có 3331: 120.000

2. Hạch toán Hóa đơn điều chỉnh

Tùy loại điều chỉnh (tăng/giảm doanh thu, thuế, số lượng…), người dùng thực hiện lập bút toán điều chỉnh cho phù hợp:

• Điều chỉnh Tăng doanh thu:

Nợ 131: phần tăng thêm
Có 511: phần tăng
Có 3331: thuế GTGT tương ứng

• Điều chỉnh Giảm doanh thu

Nợ 511: phần giảm
Nợ 3331: thuế giảm
Có 131: phần giảm tổng cộng

Lưu ý: Không được ghi âm trên hóa đơn, phải thể hiện nội dung điều chỉnh rõ ràng và đúng quy định.

2. Phát hiện có sai sót khi chưa nộp tờ khai lần đầu

Ví dụ 2: Doanh nghiệp A kê khai theo Tháng.

• Ngày 31/08, phát sinh 2 hóa đơn cùng số tiền:
  • Hóa đơn gốc số 01: 10 triệu; VAT 10%: 1 triệu
  • Hóa đơn gốc số 02: 10 triệu; VAT 10%: 1 triệu
• Đến ngày 05/09, kế toán phát hiện HĐ số 01 và HĐ số 02 sai sót. Kế toán hủy HĐ số 01 và lập Hóa đơn thay thế số 03 – Số tiền đúng: 15 triệu, VAT 10%: 1,5 triệu
• Đồng thời, lập Hóa đơn điều chỉnh số 04 để điều chỉnh cho HĐ số 02 do sai đơn giá – Điều chỉnh tăng 5,5 triệu.
• Ngày 10/09, kế toán mới lập Tờ khai thuế GTGT lần đầu – Kỳ khai thuế tháng 8.

Trong trường hợp này, người dùng có thể tham khảo 1 trong 2 cách xử lý mà MISA đưa ra như sau:

Lưu ý: MISA khuyến nghị khách hàng trước khi lập Tờ khai thuế GTGT và gửi tới CQT cần xác nhận lại kỹ thông tin, thống nhất cách xử lý số liệu trên tờ khai với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

CÁCH 1: Kê khai đồng thời cả Hóa đơn sai sót và Hóa đơn thay thế/Hóa đơn điều chỉnh lên tờ khai lần đầu

Khi phát hiện hóa đơn sai sót và đã lập Hóa đơn thay thế/điều chỉnh trước kỳ khi lập Tờ khai thuế GTGT, người dùng có thể kê khai luôn Hóa đơn điều chỉnh/Hóa đơn thay thế lên Tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn sai sót.

Cách xử lý số liệu trên bảng kê HHDV bán ra như sau:

• • Hóa đơn gốc HĐ số 01 (HĐ bị thay thế): Kê lên Bảng kê với số tiền bằng 0
  • Hóa đơn gốc HĐ số 02 (HĐ bị điều chỉnh): Kê đúng giá trị Doanh thu chưa thuế là 10 triệu, Tiền thuế GTGT là 1 triệu.
  • Hóa đơn thay thế HĐ số 03: Kê đúng Doanh thu chưa thuế là 15 triệu, Tiền thuế GTGT là 1,5 triệu.
  • Hóa đơn điều chỉnh HĐ số 04: Kê phần chênh lệch tăng Giá trị là 5 triệu và Tiền thuế GTGT là 0,5 triệu.

Trên phần mềm MISA ASP Kế toán:

• • • Khi lập Tờ khai thuế GTGT lần đầu, trên giao diện của tab Bảng kê hóa đơn HHDV bán ra BKBR_01-1/GTGT, nhấn nút Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ và thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

CÁCH 2: Kê hóa đơn sai sót (HĐ gốc) lên tờ khai lần đầu, kê hóa đơn thay thế/điều chỉnh vào Tờ khai bổ sung

Với cùng ví dụ trên, người dùng lập lần lượt 2 loại Tờ khai thuế GTGT của kỳ tháng 8:

• Tờ khai lần đầu của tháng 8: Kê lên bảng kê đúng số tiền trên cả 02 hóa đơn HĐ số 01 và HĐ số 02.
• Tờ khai bổ sung của tháng 8: Căn cứ vào HĐ thay thế/HĐ điều chỉnh, kế toán chỉnh sửa lại các chỉ tiêu liên quan trên Tờ khai bổ sung cho chính xác.

Cách thực hiện trên phần mềm: 

Bước 1: Lập tờ khai GTGT lần đầu của Tháng 8 => Kê hóa đơn gốc (HĐ có sai sót) lên Bảng kê bán ra của Tờ khai thuế GTGT lần đầu

• Trên tab bảng kê HHDV bán ra, chương trình đang lấy lên số liệu như sau:
  – Với Hóa đơn gốc đã bị hủy: phần mềm lấy lên với giá trị bằng 0.
  – Với Hóa đơn đã bị điều chỉnh: phần mềm lấy lên đầy đủ giá trị của Hóa đơn bị điều chỉnh.

• Như vậy, với trường hợp Hóa đơn đã bị hủy thì => bạn cần nhập tay lại đúng số tiền của Hóa đơn sai sót (HĐ bị hủy/bị thay thế).