1. Nội dung
Khi người dùng lập một hay hàng loạt chứng từ từ hóa đơn đầu vào, chương trình cho phép người dùng lựa chọn ghép tất cả các mặt hàng trên hóa đơn đầu vào với một mã hàng trong danh mục để đáp ứng nhu cầu hạch toán đối với các đơn vị phát sinh nhiều măt hàng có cùng tính chất (Ví dụ các mặt hàng có cùng tính chất là dịch vụ ăn uống như trứng rán, thịt kho…). Đồng thời, nếu lựa chọn hình thức thanh toán ngay, người dùng có thể chọn tài khoản ngân hàng cụ thể cho hàng loạt chứng từ mà không cần thực hiện lại trên từng chứng từ.
Tính năng áp dụng trong chức năng hạch toán tự động trên phân hệ Quản lý hóa đơn và khi lập một hoặc nhiều chứng từ mua hàng/ mua hàng nhiều hóa đơn/ mua dịch vụ và chứng từ trả lại hàng mua.
2. Chi tiết thay đổi
- Trước phiên bản R57:
– Khi người dùng thực hiện hạch toán tự động, tại bước xác nhận VTHH, người dùng muốn khai báo các mặt hàng có cùng tính chất vào một mã chung trong danh mục, nhưng vẫn phải thực hiện chọn mã có sẵn trên từng dòng VTHH một cách thủ công gây mất thời gian.
– Khi hạch toán hàng loạt chứng từ, người dùng có thể lọc riêng ra các hóa đơn chưa các mặt hàng có cùng tính cách để hạch toán, chọn mã hàng rồi sao chép xuống các dòng dưới. Tuy nhiên người dùng phải thực hiện thao tác này trên từng hóa đơn nên bất tiện và tốn nhiều thời gian.
– Khi thực hiện lập chứng từ mua hàng/mua dịch vụ hàng loạt từ phân hệ Quản lý hóa đơn, nếu lựa chọn hình thức thanh toán ngay thì tài khoản ngân hàng đang ngầm định theo tài khoản được chọn ở lần gần nhất, người dùng muốn chọn lại tài khoản ngân hàng khác thì phải thực hiện lần lượt trên từng chứng từ gây mất thời gian. - Từ phiên bản R57:
– Chương trình bổ sung tùy chọn “Hạch toán chung vào một mã hàng“, cho phép người dùng ghép tất cả mã VTHH có cùng tính chất vào mã VTHH đã có trong danh mục (Ví dụ các vật tư hàng hóa có cùng tính chất là đồ ăn uống, thực phẩm sẽ hạch toán chung vào mã THUC_PHAM ).
– Bổ sung thêm mục Hình thức thanh toán trong Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào, cho phép người dùng có thể chọn tài khoản ngân hàng khi lựa chọn hình thức Thanh toán ngay.
3. Hướng dẫn trên phần mềm
3.1. Hạch toán chung vào một mã hàng
- Trên phân hệ Quản lý hóa đơn, tab Hóa đơn đầu vào, nhấn trỏ xuống tại cụm chức năng kết nối, chọn Tùy chọn hạch toán.
- Chương trình sẽ tải lên cửa sổ Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào.
- Tại mục Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào, chương trình hiển thị 2 lựa chọn cho phép người dùng tích chọn 1 trong 2 lựa chọn sau (1):
– Hệ thống tự động ghép mã: Chương trình sẽ đối chiếu theo tên hàng trên hóa đơn và tên hàng trên danh mục, và tự động ghép mã trên danh mục lên chứng từ.
– Hạch toán chung vào một mã hàng: Người dùng điền Mã hàng vào ô tương ứng, chương trình sẽ tự động ghép tất cả các mã VTHH chưa có trong danh mục vào mã hàng này mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước xác nhận nào, ngoại trừ các mã VTHH của nhà cung cấp chọn áp dụng Lấy theo mã hàng trên hóa đơn.
– Tích chọn Lấy theo mã hàng trên hóa đơn (2): Người dùng cần lựa chọn các nhà cung cấp áp dụng. Sau này, khi lập chứng từ từ hóa đơn của các nhà cung cấp đã chọn, mã hàng trên chứng từ sẽ tự động lấy theo mã hàng trên hóa đơn.
Lưu ý: Người dùng có thể nhấn trỏ xuống để chọn nhà cung cấp áp dụng hoặc nhấn biểu tượng dấu “+” để thêm nhà cung cấp mới.
3.2. Hình thức thanh toán
- Trên cửa sổ Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào, chương trình cho phép người dùng lựa chọn một trong hai tùy chọn hình thức thanh toán:
– Dựa theo hình thức thanh toán của lần gần nhất: Chương trình sẽ ngầm định chọn hình thức thanh toán của lần gần nhất hiển thị tại mục Hình thức thanh toán và không cho phép thay đổi mục này.
– Chung một hình thức thanh toán: Người dùng lựa chọn hình thức thanh toán. Nếu chọn hình thức chuyển khoản thì tiếp tục khai báo số tài khoản ngân hàng vào ô tương ứng.
- Người dùng có thể nhấn trỏ xuống để chọn số tài khoản:
- Hoặc chọn biểu tượng dấu + để thêm số tài khoản mới:
- Sau khi lựa chọn hình thức thanh toán chuyển khoản và khai báo số tài khoản ngân hàng, khi thực hiện lập hàng loạt chứng từ mua hàng, mua dịch vụ và chọn thanh toán ngay, chương trình sẽ tự động lấy lên chứng từ thông tin hình thức thanh toán và số tài khoản đã khai báo ở tùy chọn. Người dùng có thể xử lý nhanh chóng chứng từ mà không mất thời gian để thao tác trên từng chứng từ như trước đây.
